Polityka prywatności

Aktualizacja: 2 października 2026 r.

Ferreira (Agent Julii Ferreira) jest aplikacją wspierającą obsługę najmu i sprzedaży nieruchomości. Panel służy upoważnionym osobom, a zaproszeni najemcy mogą przekazywać dane przez indywidualny formularz.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych przetwarzanych w ramach obsługi spraw w Ferreira jest Julia Kowalczyk. Kontakt w sprawach prywatności i realizacji praw: estatedeerhouse@gmail.com.

2. Dane i ich źródła

Przetwarzane mogą być dane właścicieli, najemców, dodatkowych mieszkańców, osób zainteresowanych oraz osób wskazanych w dokumentach najmu: imiona i nazwiska, dane kontaktowe i adresowe, PESEL, numery dokumentów tożsamości, dane rachunku bankowego, okresy najmu, ustalenia, kwoty i rozliczenia. Zakres zależy od danej sprawy i potrzebnych dokumentów.

Materiały obejmują notatki, wiadomości, nagrania, zdjęcia nieruchomości, dokumenty techniczne, umowy, załączniki oraz przekazane zdjęcia dokumentów tożsamości. Nie należy przekazywać danych zbędnych do danej sprawy. Dane otrzymujemy bezpośrednio od zainteresowanych osób, od właścicieli lub najemców przekazujących dane współmieszkańców i osób wskazanych w załącznikach, a także z upoważnionych integracji.

Aplikacja przetwarza również dane techniczne potrzebne do działania i zabezpieczenia usługi, np. adres IP, informacje o sesji i historię operacji.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• Kontakt, obsługa zapytań oraz przygotowanie i realizacja umów — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba jest stroną umowy lub podejmuje działania przed jej zawarciem.
• Organizacja prezentacji, prowadzenie spraw i dokumentacji, obsługa danych osób niebędących stroną umowy, bezpieczeństwo oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem administratora jest sprawna i bezpieczna obsługa nieruchomości i ochrona praw.
• Realizacja obowiązków wynikających z przepisów, jeżeli mają zastosowanie do danej dokumentacji — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Funkcje oparte na zgodzie, jeśli o taką zgodę występujemy — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Podanie danych jest dobrowolne, ale brak danych niezbędnych do kontaktu, przygotowania dokumentów lub realizacji umowy może uniemożliwić wykonanie tych czynności. Upoważnienie OAuth do konta Google jest zgodą techniczną na dostęp i nie zastępuje podstawy przetwarzania danych innych osób.

4. Google Drive, Calendar i Gmail

Połączenie konta Google jest dobrowolne i wymaga autoryzacji jego użytkownika. Ferreira korzysta z danych wyłącznie w celu realizacji funkcji aplikacji:

• Dysk Google: odczyt, tworzenie, porządkowanie, pobieranie, aktualizacja i przenoszenie do kosza plików związanych z obsługiwanymi sprawami, wzorów i wygenerowanych dokumentów, zdjęć oraz kopii bezpieczeństwa. Uprawnienie do zarządzania plikami obejmuje również materiały dodane bezpośrednio na Dysk, a nie tylko utworzone przez aplikację.
• Kalendarz Google: obsługa kalendarzy utworzonych przez aplikację, prezentacji i przypomnień o końcu najmu oraz odczyt nazw, terminów i miejsc wydarzeń z wybranego kalendarza prywatnego po udzieleniu zgody. Wydarzenia mogą zawierać terminy, adres nieruchomości, dane kontaktowe i ustalenia. Po dodatkowej zgodzie użytkownika aplikacja odczytuje listę dostępnych kalendarzy i przedziały zajętości wybranego kalendarza prywatnego, także udostępnionego kontu służbowemu. Prywatne tytuły, opisy i uczestnicy nie są pobierani; widoczne są wyłącznie bloki „Zajęte”.
• Gmail: wysyłka wiadomości i załączników w ramach obsługi spraw oraz odczyt odpowiedzi służących uzupełnianiu danych. Dotyczy to adresów, treści, metadanych wiadomości i potrzebnych załączników.

Dane i kopie robocze są przechowywane na serwerze aplikacji oraz, zależnie od funkcji, na połączonym Dysku i w poczcie. Tokeny autoryzacji pozwalają wykonywać zlecone funkcje bez każdorazowego logowania.

Wykorzystanie i przekazywanie informacji otrzymanych z interfejsów Google API podlega Google API Services User Data Policy, w tym zasadom Limited Use. Dane Google nie służą sprzedaży danych, reklamie behawioralnej ani trenowaniu ogólnych modeli AI. Dostęp człowieka ogranicza się do upoważnionej obsługi funkcji, niezbędnego wsparcia i bezpieczeństwa lub obowiązków prawnych.

Dostęp można cofnąć w ustawieniach połączeń konta Google. Cofnięcie zatrzymuje dalszy dostęp integracji, ale samo nie usuwa wcześniej zapisanych danych, wiadomości i dokumentów. W sprawie ich usunięcia należy skontaktować się z administratorem.

5. AI i pozostałe integracje

Funkcje analizy wykorzystują OpenAI API. Przekazane do analizy notatki, treści wiadomości, nagrania, zdjęcia i dokumenty mogą być przesyłane do tej usługi w celu transkrypcji, odczytu danych, przygotowania opisów lub obróbki zdjęć. Odczyt może dotyczyć również dokumentów tożsamości, jeśli zostały przekazane do tej funkcji. Wyniki mogą zawierać błędy i wymagają sprawdzenia. Aplikacja nie podejmuje samodzielnie decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu najemcy ze skutkiem prawnym.

Telegram służy do przekazywania materiałów i obsługi poleceń. Otodom umożliwia publikowanie ofert i wybranych materiałów, które po publikacji stają się dostępne odbiorcom portalu. Usługi mapowe oparte na OpenStreetMap oraz Cenogram, jeśli są używane, otrzymują parametry niezbędne do wyszukania lokalizacji, otoczenia lub analizy rynku.

6. Odbiorcy i przetwarzanie poza EOG

Odbiorcami danych mogą być upoważnione osoby obsługujące sprawy, dostawcy hostingu (OVHcloud), Google, OpenAI, Telegram, dostawcy podłączonej poczty i pozostałych używanych integracji, w zakresie niezbędnym dla danej funkcji. Dokumenty mogą być przekazywane wybranym adresatom, np. notariuszowi, właścicielowi lub najemcy. Organy publiczne otrzymują dane, gdy wynika to z prawa.

Dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W zależności od dostawcy i usługi stosowane są właściwe mechanizmy, np. decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony lub standardowe klauzule umowne. Informacje o mechanizmie właściwym dla konkretnego przekazania i jego zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

7. Przechowywanie i usuwanie

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi sprawy i umowy, następnie przez okres wymagany dla obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń. Materiały niewymagające dalszego przechowywania powinny być usuwane po ustaniu celu. Nie obowiązuje jeden termin dla wszystkich rodzajów dokumentacji. Upływ ważności formularza najemcy zamyka dostęp do formularza, ale nie usuwa automatycznie przekazanych danych.

Usunięcie pliku w aplikacji może przenosić go do kosza Google Drive. Kopie mogą pozostać w poczcie, u odbiorców oraz w kopiach bezpieczeństwa do czasu ich zastąpienia lub usunięcia zgodnie z cyklem przechowywania. Żądanie usunięcia rozpatrujemy z uwzględnieniem obowiązków prawnych i niezbędnej ochrony roszczeń.

8. Prawa osób

Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody. Wnioski należy kierować na adres kontaktowy powyżej. Może być konieczne proporcjonalne potwierdzenie tożsamości. Można także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

9. Bezpieczeństwo i pamięć przeglądarki

Stosujemy HTTPS, kontrolę dostępu i uwierzytelnianie panelu, w tym klucze dostępu (passkeys) lub hasło z 2FA, oraz zabezpieczenia tokenów integracji. Aplikacja używa niezbędnych cookies sesyjnych i pamięci przeglądarki m.in. do obsługi logowania, formularzy oraz preferencji wyglądu. Nie wykorzystuje ich do reklamy behawioralnej.

10. Zmiany polityki

Aktualna wersja jest dostępna pod tym adresem. Zmiany dotyczące nowych celów lub zakresów dostępu będą odzwierciedlane w polityce i, gdy jest to wymagane, dodatkowej informacji lub zgodzie przed uruchomieniem nowego wykorzystania danych.